Certificado de circunstancias mercantiles o administrativas

La empresa interesada deberá solicitar el certificado descargando el siguiente modelo de solicitud  en el que deberán cumplimentar todos los datos y marcar en la parte inferior del documento los puntos a declarar.

Por defecto aparecen seleccionadas las casillas de datos registrales y la de dirección, NIF y pertenencia a Cámara. Estos dos puntos siempre formarán parte del certificado. El resto deberán marcarse por el solicitante en función de sus necesidades. Existe un apartado de “otros”, donde se podrá indicar cualquier otro punto no incluido en el listado.

Es importante marcar el idioma en el que se solicita el certificado. No deberá hacerse ninguna indicación si es en español.

Junto a la solicitud, que deberá ser remitida a ser posible en papel de empresa, fechada, firmada y sellada, la sociedad tendrá que aportar la siguiente documentación:

• Escritura de constitución y aquellas otras escrituras que reflejen la situación actual de la sociedad en aquellos puntos que debamos certificar, y  que en la actualidad no coincidan con lo reflejado en la de constitución, es decir, cambio de denominación, de objeto social, de órgano de administración, de capital social….
• En el caso de necesitar incluir información en el certificado que no pueda ser obtenida a través de una escritura pública, deberán remitir una declaración responsable de un representante legal de la empresa, junto con la escritura de poder del firmante vigente. La declaración deberá presentarse en papel de empresa independiente a la solicitud, fechada y firmada por el declarante.

En todas las escrituras aportadas deberá aparecer la información del cajetín del Registro Mercantil justificativo de su inscripción en el mismo.

La firma de los documentos deberá ser con firma digital.

Toda la documentación será remitida a la siguiente dirección de correo electrónico.

Es posible que en alguna ocasión podamos requerir a las empresas que soliciten por primera vez el certificado, que presenten en el mismo momento de la retirada del documento los originales de las escrituras que se hayan aportado para la elaboración del mismo, así como de aquellos documentos emitidos por otros organismos y cuya información se incorpore. En caso necesario, se informará siempre a través de correo electrónico.

Los certificados emitidos que las empresas han de aportar al exterior, según las especificaciones del país, pueden ser conocidos y legitimados, en cuanto a sus firmas, por cualquier Notario de la Comunidad de Madrid, de cara a la legalización diplomática y a efectos del Convenio de la Haya de 1961, sobre la eliminación del requisito de la legalización de los documentos públicos extranjeros, llamado de la “apostilla”, y todo ello, para la mejor atención y prestación del servicio a las empresas madrileñas, en especial de las pequeñas y medianas, y favorecer el trámite de legalización de tales documentos ante la autoridad española.