Certificado de circunstancias mercantiles o administrativas

Pasos a seguir para solicitar el certificado:

La empresa interesada deberá remitir el siguiente modelo de solicitud  en el que se deberán completar todos los datos, así como marcar en la parte inferior del documento los puntos a declarar. Por defecto aparecen seleccionadas las casillas de datos registrales y la de dirección, NIF y pertenencia a Cámara. Estos dos puntos siempre formarán parte del certificado. El resto deben marcarse por el solicitante en función de sus necesidades. Existe un apartado de “otros”, donde se podrá indicar cualquier otro punto no incluido en el listado. Es importante marcar el idioma en el que se solicita el certificado. No deberá hacerse ninguna indicación si es en español.

Junto a la solicitud-tipo, que debe ser remitida en papel de empresa, fechada ,firmada y sellada, la empresa siempre debe aportar las escrituras de constitución y aquellas otras que reflejen la situación actual de la sociedad en aquellos puntos que debamos certificar, y  que en la actualidad no coincidan con lo reflejado en la de constitución, así una modificación de nombre, de objeto social, de órgano de administración, capital social….,deberá acreditarse con la escritura que refleje la situación real de la empresa al día de la solicitud. Cuando se incorpore una declaración responsable de un representante legal de la empresa, debe aportarse la escritura de poder vigente. La declaración deberá presentarse en papel de empresa independiente a la solicitud, fechada y firmada por el declarante. Se utilizará en aquellos casos que debamos incorporar información al certificado que no podamos aportar de oficio respaldada por escritura pública o documento emitido por cualquier organismo público.

Todas las escrituras que se aporten deben enviarse completas, incluida la hoja que contiene el cajetín del Registro Mercantil justificativo de su inscripción en el mismo.

 Toda la documentación debe ser remitida por correo electrónico.

Las empresas que soliciten por primera vez el certificado, el mismo día de retirada del documento, deberán presentar en la Asesoría Jurídica los originales de las escrituras que se hayan aportado para la elaboración del certificado, así como de aquellos documentos emitidos por otros organismos y cuya información se incorpore. En el momento se cotejarán con las copias enviadas por email y quedarán compulsadas en nuestro departamento sin necesidad de tener que volver a aportar, en futuras solicitudes, la documentación ya presentada.

Los certificados emitidos que las empresas han de aportar al exterior, según las especificaciones del país, pueden ser conocidos y legitimados, en cuanto a sus firmas, por cualquier Notario de la Comunidad de Madrid, de cara a la legalización diplomática y a efectos del Convenio de la Haya de 1961, sobre la eliminación del requisito de la legalización de los documentos públicos extranjeros, llamado de la “apostilla”, y todo ello, para la mejor atención y prestación del servicio a las empresas madrileñas, en especial de las pequeñas y medianas, y favorecer el trámite de legalización de tales documentos ante la autoridad española.